Business & Customer Support Officer

SUN PHARMA • Hoofddorp, NL • 1w geleden

Business- & Customer Support Officer (Nederlands is vereist)

Algemeen doel van de functie

Als Business- & Customer Support Officer speel je een sleutelrol in het waarborgen van een soepele operationele uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden met betrekking tot productregistraties, voorraadbeheer, orderverwerking, klantenservice en naleving van wet- en regelgeving.

Je werkt nauw samen met de Business Operations Manager, Senior Business Support Officer en de afdelingen RA, QA en Finance om het bedrijf te ondersteunen bij het leveren van hoogwaardige dienstverlening en het handhaven van operationele excellentie.

Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden

Afstemming met de RA-afdeling om relevante documentatie voor nieuwe productintroducties (NPL) te ontvangen ten behoeve van de registratie.
Zorgen voor een correcte en tijdige registratie van nieuwe producten in de Z-index, in samenwerking met de Business Operations Manager.
Tijdig aanmaken van artikelgegevens voor nieuwe producten en delen met het magazijn.
Maandelijks verwerken en aanvullen van het Taxe-document met alle relevante gegevens, en wijzigingen rapporteren aan de Business Operations Manager.
Verwerken van databestanden omtrent transport en leveringen in het voorraden.
Monitoren van markttekorten; vergelijken van markttekorten met eigen voorraad en transitvoorraad. Relevante teamleden informeren en adviseren over mogelijke verkoopkansen en/of risico’s.
Opstellen van wekelijkse backorder- en voorraad- rapportages voor de Business Operations Manager.
Verzorgen van een goede administratie van voorraadtekorten. Alle relevante informatie dient correct vastgelegd, actueel en toegankelijk te zijn voor het team (bijvoorbeeld startdatum van uitval, oorzaak, verwachte beschikbaarheidsdatum).
Bijhouden van voorraadniveaus en tijdig melden van tekorten aan de bevoegde instanties. En het proactief informeren van groothandels en zorgverzekeraars over vertragingen of voorraaduitval, inclusief een inschatting van de duur.
Efficiënt verwerken van alle verkooporders via het wereldwijde SAP-systeem.
Verzenden van facturen aan klanten en verstrekken van facturatie-informatie aan de financiële afdeling.
Waar nodig oplossen van vraagstukken rondom opslag, verzending, retouren of beschadigde voorraad.
Tijdens financiële audits samenwerken met Finance om alle benodigde documentatie aan te leveren.
Afhandelen van inkomende telefoontjes en e-mails van klanten en externe partijen.
Melden van productklachten bij QA en informatieverzoeken bij Medinfo; fungeren als schakel tussen deze afdelingen en de melder/aanvrager.
Samen met QA en Customer Service zorgen dat alle benodigde documenten betreffende devergunningen voor overheidsinstanties (zoals groothandelsvergunningen, GDP/GMP) up-to-date zijn en periodiek controles uitvoeren.
Zorgen voor het aanmaken van nieuwe klanten in SAP. Voorafgaand aan het aanmaken van masterdata de juistheid van gegevens controleren, zoals btw-nummer, afleveradres en factuuradres.
Data- en marktanalyses maken.
Voorbereiden van tenders
Forecast reportages maken
Berekenen marktaandeel & maken rapportages sales voortgang.
Nakijken en verwerken van claims.

Bevoegde autoriteiten

Gezondheidsautoriteiten, waaronder maar niet beperkt tot: Z-index, SFK, Farmatec, Farmanco, IGJ en CBG.

Kritische prestatie-indicatoren (KPI’s) / resultaatgebieden

Hoge kwaliteit van werk; minimale fouten door nauwkeurigheid en oog voor detail.
Tijdige afhandeling van orders en klachten.
Tijdige levering van producten.
Tijdige en accurate aflevering van rapportages
Duidelijke en proactieve communicatie.
Effectieve samenwerking met de Senior Business Support Officer, Finance, Logistiek en QA.

Opleiding, kennis, ervaring & vaardigheden

Opleidingsniveau

Verplicht